Trong nghiệp vụ bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt, có thể khái quát quy trình giám định tổn thất theo các bước sau đây:

– Chuẩn bị giám định: Trước khi tiến hành giám định, phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết liên quan đến đối tượng bảo hiểm như: Đơn bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt hoặc giấy yêu cầu bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt, bản kê chi tiết các loại tài sản được bảo hiểm, các chứng từ, hoá đơn sửa chữa, thay thế… Ngoài ra, nếu cần thiết còn phải chuẩn bị hiện trường giám định, thống nhất thời gian và địa điểm giám định, tổ chức mời các bên có liên quan đến để tiến hành giám định (như công an, đại diện có thẩm quyền của chính quyền địa phương nơi xảy ra vụ việc, các nhà chuyên môn…)

– Tiến hành giám định: Công việc giám định phải được tiến hành một cách khẩn trương, ý kiến của chuyên gia giám định đưa ra phải chính xác, hợp lý và nhất quán. Trong trường hợp tổn thất xảy ra có quy mô lớn và mang tính chất nghiêm trọng đòi hỏi phải giám định trong một khoảng thời gian dài thì chuyên viên giám định phải bám sát hiện trường để theo dõi, thu thập thông tin và đưa ra các phương án giải quyết cho phù hợp. Trong quá trình giám định, phải tập trung vào các công việc: Kiểm tra lại đối tượng cần giám định Xác định tính chất của tổn thất để từ đó tiến hành phân loại tổn thất Xác định mức độ tổn thất Xác định nguyên nhân gây ra tổn thất Xác định những tổn thất của người thứ 3 (nếu có)… Những ý kiến nêu ra trong quá trình giám định phải dựa trên những cơ sở khoa học và căn cứ vào tình hình trong thực tiễn. Không được tuỳ tiện, chủ quan hay hấp tấp, vội vàng đưa ra kết luận vì điều đó sẽ dễ dẫn đến sai sót.

– Lập biên bản giám định: Đây là tài liệu chủ yếu để người bảo hiểm căn cứ vào mà tiến hành xét duyệt bồi thường hoặc chi trả tiền bảo hiểm và khiếu nại người thứ 3. Vì vậy, nội dung của văn bản này phải đảm bảo tính trung thực, chính xác, rõ ràng, cụ thể. Các số liệu phải phù hợp với thực trạng và không được mâu thuẫn khi đối chiếu với các giấy tờ có liên quan. Đối với những vụ tổn thất lớn, phức tạp và nghiêm trọng thì phải lấy ý kiến tập thể của những người có liên quan và lãnh đạo doanh nghiệp bảo hiểm trước khi hoàn tất biên bản giám định. Thông thường biên bản giám định được lập ở hiện trường và sau khi đã thống nhất phải lấy chữ ký của các bên có liên quan. Biên bản giám định chỉ cấp cho người có yêu cầu giám định. Không được tiết lộ nội dung giám định cho những người khác khi chưa có sự đồng ý của doanh nghiệp bảo hiểm.